Az intézmények 62%-a tapasztalta az elmúlt öt évben a tanulmányi eredmények iránti igény növekedését, miközben a jelenlegi tanulmányi osztályok munkatársainak 40%-a várhatóan az elkövetkező 5-10 évben nyugdíjba vonul. A tanulmányi osztály minden hallgatóval és minden tudományos tanszékkel kapcsolatban áll, mégis olyan régi rendszereken működik, amelyek alig kommunikálnak egymással. A projektmenedzsment-platformba beépített mesterséges intelligencia-ügynök automatizálhatja a kurzusütemezési munkafolyamatokat, a regisztrációs kivételek kezelését, az indexek feldolgozását, a diplomák ellenőrzését és a FERPA-megfelelés nyomon követését.
Az alábbiakban talál egy másolásra kész AI-ügynök utasítást, amelyet beilleszthet a ClickUp-ba, hogy perceken belül létrehozhasson egy teljes regisztrátori műveleti munkaterületet. Mielőtt azonban használná, érdemes megnézni, hogy milyen működési terheket hivatott megoldani ez a rendszer. A legtöbb regisztrátori irodában nem az a probléma, hogy a munka nem lenne egyértelmű. Hanem az, hogy a munka túl sok rendszerre, határidőre és jóváhagyásra oszlik szét ahhoz, hogy bárki is tisztán láthassa a teljes folyamatot.
Kinek ajánlott ez a tanulmányi ügyintézési beállítás
Ez a beállítás regisztrátorok, helyettes regisztrátorok, ütemezési csapatok, nyilvántartási munkatársak, diplomavizsgálati adminisztrátorok, átvitt kreditek értékelői, diplomaosztási koordinátorok és a regisztrátori munkák több rendszer és határidő közötti átviteléért felelős megfelelőségi munkatársak számára készült. Különösen hasznos azoknak az intézményeknek, amelyek már rendelkeznek SIS-sel, de a kivételek, jóváhagyások, nyilvántartási munkafolyamatok és szabályzatok által vezérelt folyamatok kezeléséhez még mindig manuális koordinációra támaszkodnak.
A probléma: A tanulmányi osztály az intézmény gerince, és csak a Banner rendszer és a ragasztószalag tartja össze
Ha a tanulmányi osztályon dolgozik, akkor tud valamit, amit a campus többi része nem értékel teljes mértékben: az irodája szinte minden hallgatói kapcsolattartási pontban részt vesz, a beiratkozástól a diplomaosztásig. Órarend-tervezés, beiratkozás, osztályozás, jegyzőkönyvek, diplomamegfelelés-ellenőrzés, kreditátvitel, FERPA-megfelelés, katalóguskezelés, diplomaosztási folyamatok. És valahogy mindez egy 20 éves SIS, e-mail és egy olyan iratkezelő rendszer kombinációján keresztül zajlik, amelyet csak két ember ért a személyzetből.
Az operatív nyomás könyörtelen. A GAO egy tanulmánya megállapította, hogy az eredeti intézményben megszerzett kreditek átlagosan 43%-a veszett el az átvitel során, és a kreditátvitel értékelése az irodában az egyik leginkább kézi munkát igénylő folyamat. Ehhez jönnek még a kézi felülírásokat igénylő regisztrációs kivételek, a minden félév végén megugró jegyzőkönyv-igénylések, a tíz évre visszamenőleg összehangolandó tantervi éveket igénylő diplomavizsgálatok, valamint a FERPA-képzés, amelyre minden új alkalmazottnak szüksége van, és amelyet minden visszatérő alkalmazott elfelejt.
A tanulmányi osztály az a hely, ahol az intézményi szabályzatok operatív valósággá válnak. Amikor a tantervi bizottságok jóváhagyják a változtatásokat, a tanulmányi osztály beépíti azokat a katalógusba. Amikor a oktatók megváltoztatják az osztályozási skálát, a tanulmányi osztály átkódolja a rendszert. Amikor a hallgatóknak szükségük van az adataikra, a tanulmányi osztály a megőrzőjük. Ez a campuson a legszigorúbb szabályozással rendelkező, legfolyamatigényesebb adminisztratív iroda, és állandóan létszámhiánnyal küzd.
Hogyan oldotta meg ezt a CU Anschutz: A Coloradói Egyetem CU Anschutz campusának központi IT-csapata több mint 170 felhasználó számára öt régi rendszert cserélt le a ClickUp-ra. A kézi jelentéskészítés teljesen megszűnt.
Anna Alex, a Campus Technology Services igazgatója:
A csapat morálja javult, mert az emberek a problémák megoldására törekednek, nem pedig pivot táblák készítésére.
A csapat morálja javult, mert az emberek a problémák megoldására törekednek, nem pedig pivot táblák készítésére.
Ez a lehetőség itt rejlik. Nem a SIS helyettesítéséről van szó, hanem egy látható működési réteg létrehozásáról a rendszerek, a személyzet és a jóváhagyások közötti munkavégzés körül. A modell tesztelésének leggyorsabb módja egy működő nyilvántartási műveleti felállás létrehozása a projektmenedzsment platformon belül.
Ez a lehetőség itt rejlik. Nem a SIS helyettesítéséről van szó, hanem egy látható működési réteg létrehozásáról a rendszerek, a személyzet és a jóváhagyások közötti munkavégzés körül. A modell tesztelésének leggyorsabb módja egy működő nyilvántartási műveleti felállás létrehozása a projektmenedzsment platformján belül.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját nyilvántartási rendszerében? Kezdje az alábbi utasítással, és igazítsa azt az SIS-hez, az adatmennyiséghez és a munkafolyamat szűk keresztmetszeteihez.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját nyilvántartási rendszerében? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt az SIS-hez, az adatmennyiséghez és a munkafolyamat szűk keresztmetszeteihez.
A feladat: Hozza létre a nyilvántartási műveletek munkaterületét mesterséges intelligenciával
Másolja ezt a parancsot, illessze be a ClickUp Brainbe, hogy létrehozza saját ClickUp Super Agentjét, töltse ki intézménye adatait, és így egy teljes nyilvántartási műveleti munkaterületet kap, amely tartalmazza az ütemezési munkafolyamatokat, a kivételek nyomon követését, az átírások kezelését és a megfelelőségi ellenőrzést.
Az eredmény egy szilárd első vázlatot ad az üzemeltetési struktúráról, beleértve a feladathierarchiákat, az útválasztási logikát, a szolgáltatási szintű ellenőrzőpontokat és a jóváhagyási munkafolyamatokat. Ezután a csapata testreszabhatja azt az intézmény típusához, a SIS beállításaihoz és a nyilvántartási munkaterheléshez.
Az eredmény egy szilárd első vázlatot ad az üzemeltetési struktúráról, beleértve a feladathierarchiákat, az útválasztási logikát, a szolgáltatási szintű ellenőrzőpontokat és a jóváhagyási munkafolyamatokat. Ezután a csapata testreszabhatja azt az intézmény típusához, a SIS beállításaihoz és a nyilvántartási munkaterheléshez.
→ Készen áll az első Super Agent létrehozására?
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást, és illessze be a fenti parancsot, hogy létrehozzon egy egyedi Super Agentet a munkaterületéhez.
Hogyan állítsa be a ClickUp-ban (4 lépés)
1. lépés: Hozza létre a munkaterület felépítését
Hozzon létre egy „Nyilvántartási műveletek” nevű dedikált teret négy mappával:
- Ütemezés és regisztráció: listák a kurzusütemterv készítéséhez, a szakaszok kezeléséhez, a regisztrációs kivételekhez és a beiratkozások nyomon követéséhez
- Nyilvántartások és bizonyítványok: listák a bizonyítványkérésekhez, a diplomák ellenőrzéséhez, a diplomázási engedélyekhez és az átvett kreditek értékeléséhez
- Megfelelés és irányelvek: listák a FERPA-képzés nyomon követéséhez, közzétételi naplóhoz, katalógusfrissítésekhez és a tantervi változások végrehajtásához
- Diplomaosztás és ünnepségek: listák a diplomaosztási jelentkezésekhez, az ünnepség logisztikájához, a diplomák feldolgozásához és a kitüntetések ellenőrzéséhez
2. lépés: Testreszabott mezők konfigurálása minden feladatnál
Adja hozzá ezeket a mezőket a nyilvántartási feladat-sablonjaihoz ( lásd az összes egyéni mezőtípust ):
| Mező | Típus | Cél |
| Diákigazolvány | Rövid szöveg | Diákazonosító a rekordok összekapcsolásához |
| Kérelmetípus | Legördülő menü | Jegyzőkönyv, Kivétel, Audit, Átviteli értékelés, FERPA, Egyéb |
| Prioritás | Legördülő menü | Normál, Sürgős, Gyorsított, Vészhelyzet |
| Katalógusév | Rövid szöveg | A hallgató diplomavizsgálatához alkalmazandó tanév |
| Felfüggesztett állapot | Legördülő menü | Nincs, Pénzügyi, Akadémiai, Fegyelmi, Több |
| SLA feldolgozása | Dátum | A befejezés tervezett időpontja a kérelem típusa alapján |
| Jóváhagyási lánc | Emberek | Ehhez a kérelemhez kijelölt tanácsadó, tanszék és nyilvántartási tisztviselő |
| FERPA jelölés | Jelölőnégyzet | Jelzi, hogy a feladat FERPA által védett adatokat érint |
3. lépés: Illessze be a parancsot a ClickUp Brainbe
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új Space-ben, és illessze be a fenti parancsot. Töltse ki a változókat (intézmény neve, hallgatói létszám, SIS, jegyzőkönyvek mennyisége, alkalmazottak száma). A Brain felépíti az ütemezési munkafolyamatokat, a kivételek továbbítását, a jegyzőkönyvek feldolgozási folyamatát és a megfelelőség nyomon követését olyan feladatokként és alfeladatokként, amelyeket azonnal használhat. (Új a Super Agents alkalmazásban? Nézze meg, hogyan építheti fel az elsőt lépésről lépésre. )
4. lépés: Állítson be automatizálásokat a folyamatos kezeléshez
Konfigurálja ezeket az alapvető automatizálásokat, hogy a rendszer önállóan működjön ( ismerje meg, hogyan működnek az egyéni mezők az automatizálásokban ):
| Mikor… | Ezután… |
| Felfüggesztett státusszal érkezett jegyzőkönyv-kérés ≠ Nincs | Felfüggesztheti a feldolgozást, értesítheti a hallgatót a felfüggesztés típusáról, létrehozhat egy felfüggesztés megoldására irányuló feladatot |
| A regisztrációs kivétel nem került feldolgozásra 48 órán belül | Jelentse az ügyet a nyilvántartási vezetőnek, értesítse a hallgatót a késedelemről |
| A FERPA-képzés határideje minden alkalmazott számára 30 nap múlva jár le. | Hozzon létre képzési emlékeztető feladatot, és értesítse a felettesét, ha a határidőig nem teljesül |
| A diplomázási kérelem benyújtva | Futtasson automatizált diplomavizsgálatot, jelölje meg a fennmaradó követelményeket, és hozzon létre kézi felülvizsgálati feladatot a határértékű esetekhez |
| A kreditátvitel értékelése megérkezett | Ellenőrizze az egyenértékűségi adatbázist az azonos kurzus/intézmény korábbi értékelése érdekében, és ha talál egyezést, töltse ki automatikusan az adatokat |
Mit fed le az ügynök a nyilvántartási műveletek teljes életciklusa során?
A nyilvántartási műveletekhez használt AI-ügynök nem helyettesíti a SIS-t. Ez egy olyan rendszer, amely a projektmenedzsment munkaterületén belül fut, és kezeli azokat a munkafolyamat-bonyolultságokat, amelyek kezelésére a SIS-t nem tervezték: jóváhagyások továbbítása, kivételek nyomon követése, SLA-k érvényesítése és a részlegek közötti koordináció. A SIS tárolja az adatokat. Az ügynök végzi el a munkát.
| Életciklus szakasz | Mit csinál az ügynök? | Mit vált fel |
| Ütemezés készítése | Kezelje a több lépésből álló munkafolyamatot az osztályok kéréseitől a konfliktusok megoldásán át a végső SIS-feltöltésig, kövesse nyomon a helyiségek kihasználtságát és a kihasználtsági arányokat | Táblázatalapú ütemezés e-mailes ütközéskezeléssel |
| Regisztráció | A kivételes kérelmeket típusuk alapján jóváhagyási láncokon keresztül továbbítja, betartatja a határidőket, nyomon követi a feldolgozási időket | Papír alapú űrlapok és e-mail láncok az előfeltételek felülírásához és a kapacitási kivételekhez |
| Jegyzőkönyvek feldolgozása | Kezelje a kérelem-kézbesítés folyamatot várakozási ellenőrzésekkel, SLA-nyomon követéssel és csúcsforgalmi létszámfigyelmeztetésekkel | Kézi sorkezelés, a feldolgozási szűk keresztmetszetek láthatósága nélkül |
| Diplomaellenőrzések | Nyomon követi a helyettesítési kérelmeket, a diplomázási engedélyezési munkafolyamatokat és a katalógusév-összehangolást a programváltozások során | Egyéni audit-felülvizsgálatok a törzsi tudás alapján, hogy mely kivételeket hagytak jóvá |
| FERPA-megfelelés | Nyomon követi a képzések elvégzését, naplózza az adatközléseket, kezeli az incidensek kivizsgálását és figyelemmel kíséri a harmadik felekkel kötött megállapodásokat | Évente megküldött képzési e-mailek, amelyekre senki sem figyel, és a könyvtárakban tárolt közzétételi naplók |
| Kreditátvitel | Egyenértékűségi adatbázisokat tart karban, továbbítja az osztályok konzultációit, nyomon követi a felvételi arányokat, és kezeli az átjárási megállapodásokat | Minden alkalommal teljesen újra kell értékelni az egyes kurzusokat, még a korábban már értékelt kurzusok esetében is |
Szeretné látni, hogyan működnek a Super Agents egy valódi ClickUp-környezetben? Nézze meg az alábbi bemutatót, hogy lássa, hogyan működnek együtt a gyakorlatban az AI által generált munkafolyamatok, feladatok és automatizálások.
Változatok különböző intézménytípusokhoz
A fenti utasítás minden olyan felsőoktatási intézményben működik, amely a ClickUp-ot használja. Az utasítást az intézményéhez igazítsa:
| Intézménytípus | Főbb módosítások |
| R1 kutatóegyetem (több mint 30 000 hallgató) | Használja a teljes utasítást változatlan formában. Adja hozzá a posztgraduális/szakmai programok komplexitását (disszertációs kreditek, átfogó vizsgakövetés, rezidensi követelmények). Bővítse a posztgraduális szintű tanfolyamok átvitt kreditjeinek értékelését. Integrálja a kutatási asszisztensi beiratkozáshoz szükséges támogatáskezelési munkafolyamatokkal. |
| R2 egyetem (10 000–30 000 hallgató) | Egyszerűsítse az ütemezést egy központosított modellre. Csökkentse a kreditátvitel értékelésének bonyolultságát azáltal, hogy a 20 legfontosabb partnerintézményre koncentrál. Adjon hozzá tanszéki koordinációs munkafolyamatokat a tantervi változások kezeléséhez. |
| Elsősorban alapképzési intézmény (2000–5000 hallgató) | Hangsúlyozza a személyes megközelítést a kivételes esetek kezelésében (kevesebb kérelem, de mindegyik fontosabb). Egyszerűsítse a FERPA-nyomon követést a kisebb létszámú személyzet számára. Erősítse a tanácsadói integrációt a diplomavizsgálatok során, mivel a tanácsadó-hallgató arány alacsonyabb. |
| Közösségi főiskola (5 000–20 000 hallgató) | Fókuszáljon erőteljesen a kreditátvitel értékelésére és a kreditátviteli megállapodások kezelésére (ez a legfőbb kihívás). Adja hozzá a kettős beiratkozás/párhuzamos beiratkozás nyomon követését. Egyszerűsítse a diplomavizsgálatot a tanúsítvány és az associate degree követelményeire. Igazodjon az állami átviteli keretrendszerekhez. |
| Karrier/szakiskola (500–5000 hallgató) | Összpontosítson a programok befejezésének nyomon követésére és a képesítések kiadására (bizonyítványok, oklevelek). Cserélje le a hagyományos jegyzőkönyv-feldolgozást a képesítések ellenőrzésére szolgáló munkafolyamatokra. Vegye fel a szakmai engedélyre való jogosultság nyomon követését a diplomák ellenőrzésének részeként. Egyszerűsítse az iparág-specifikus programkövetelményeket. |
Végezze a nyilvántartási műveleteket egy helyen
A nyilvántartási műveletek megakadnak, ha az ütemezés, a kivételek, a bizonyítványok, az ellenőrzések, az átvételi értékelések és a megfelelőségi nyomon követés különálló rendszerekben történik, közös működési nézet nélkül. A ClickUp Brain, az egyéni mezők és az automatizálások segítségével intézménye a nyilvántartási műveleteket egyetlen, megismételhető rendszerré alakíthatja, amely gyorsabb irányítást, jobb áttekinthetőséget a szűk keresztmetszetekről, tisztább átadásokat és erőteljesebb megfelelőségi nyomon követést tesz lehetővé.
A cél nem az, hogy felváltsa a SIS-t vagy az átírási szolgáltatót. Hanem az, hogy csökkentse az ezekkel kapcsolatos koordinációs munkát, javítsa a határidők és jóváhagyások átláthatóságát, és segítse irodáját a nagy volumenű, szabályzatokkal terhelt munkák kezelésében anélkül, hogy e-mailek átkutatására és a helyi memóriára kellene támaszkodnia. Kezdje a fenti útmutatással, igazítsa az intézmény típusához és a SIS-környezethez, és hozzon létre egy olyan beállítást, amelyet a nyilvántartási csapata minden félévben ténylegesen használni tud. Kezdje el ingyenesen a ClickUp használatát.
Gyakran ismételt kérdések
Képes-e az AI kezelni a kurzusütemezés összetettségét, a teremkonfliktusokat és az oktatói korlátokat?
Az AI-ügynökök nem oldanak meg NP-nehéz optimalizálási problémákat. Az ütemezéssel kapcsolatos munkafolyamatot kezelik: összegyűjtik az osztályok kéréseit, nyomon követik a korlátozások megsértéseit, továbbítják az ütközésmegoldási feladatokat, és naplózzák a változásokat az ütemezés közzététele után. Az ügyintéző továbbra is hozza meg az ütemezési döntéseket, de az ügynök gondoskodik arról, hogy a kérelem és a végleges ütemezés között semmi ne maradjon ki.
Ez működik a Banner, a Colleague vagy a PeopleSoft rendszerrel?
Az AI-ügynök munkaterülete a meglévő SIS-rendszerével együtt működik. Nem olvas közvetlenül az SIS-ből, és nem is ír oda. Ehelyett az SIS-tranzakciókat körülvevő operatív munkafolyamatokat (jóváhagyások, kivételek, megfelelés nyomon követése) kezeli. Gondoljon rá úgy, mint a nyilvántartási rendszerét felülről lefedő projektmenedzsment rétegre, hasonlóan ahhoz, ahogyan a CU Anschutz öt régi rendszert egyetlen operatív rétegbe konszolidált.
Mi a helyzet a munkaterületen található hallgatói adatok FERPA-megfelelésével?
A ClickUp rendelkezik SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 és ISO 42001 tanúsítványokkal, és támogatja az SSO-t, a szerepköralapú jogosultságokat, valamint a tárolt és továbbított adatok titkosítását. A munkaterület olyan jogosultsági szintekkel van konfigurálva, amelyek megfelelnek a FERPA hozzáférés-vezérlési szabályainak. A munkatársak csak a szerepkörükhöz kapcsolódó feladatokat látják. Az AI-modellek betanításához nem használnak adatokat. A részletek a biztonsági oldalon találhatók.
Hogyan kezeli ez a rendszer a bizonyítványkéréseket csúcsidőszakokban?
Az automatizálás nyomon követi a jegyzőkönyvek mennyiségét hetente, és összehasonlítja a korábbi mintákkal. Amikor a mennyiség meghaladja a személyzeti kapacitás küszöbértékét, riasztásokat indít el ideiglenes személyzet bevetésére vagy túlóra engedélyezésére. Az SLA-nyomon követés biztosítja, hogy a sürgős és gyorsított kérések prioritást élvezzenek, a visszatartás-ellenőrzés automatizálása pedig megakadályozza a feldolgozási idő pazarlását olyan kérések esetén, amelyek el lesznek utasítva.
Segíthet ez a tanulmányi osztályok nyugdíjazási hullámának kezelésében?
Igen, de nem a regisztrátorok helyettesítésével. Az ügynök strukturált munkafolyamatokba foglalja az intézményi tudást: dokumentált jóváhagyási folyamatok, egyenértékűségi adatbázisok, kivételes precedensek és megfelelési eljárások. Amikor a tapasztalt regisztrátorok nyugdíjba vonulnak, az operatív tudás a rendszerben marad, ahelyett, hogy az adott személlyel együtt távozna.